Tem certeza que está recebendo os formulários?

Você pode achar estranho a pergunta, mas você realmente tem certeza que está recebendo os formulários de contato, de vendas ou de qualquer outro tipo, oriundos do seu web site?

Tem certeza?

Só levantei este assunto pois é extremamente comum isso acontecer.

Muitas empresas (de todos os portes) e profissionais liberais deixam de faturar, de vender e de prestar um serviço diferenciando simplesmente porque negligenciam um importante canal de atendimento que é o web site.

É tão gritante o problema que comumente encontro casos que o controle era tão falho, que ninguém nem sabia a quanto tempo estava assim, “quebrado”, “sem funcionar”. Incrível que isso ainda aconteça.

Mas porque o site não envia e-mails?

• Serviço de e-mail do provedor de hospedagem deixa de funcionar;
• A senha do e-mail foi trocada e ninguém avisou ao pessoal da manutenção do site;
• A porta do serviço de e-mail foi alterada e ninguém configurou o serviço novamente;
• A autenticação do serviço de e-mail mudou e ninguém ajustou;
• A caixa de e-mails utilizada para o remetente está lotada e ninguém nunca verificou os e-mails nem fez manutenção na mesma;
• O site foi infectado, enviou e-mails além da quota do provedor (e continua infectado e enviando muito) então o serviço de envio de e-mails do servidor web foi desabilitado;
• A caixa que enviava e-mails foi simplesmente apagada;
• O servidor de envio demora muito para enviar, o web site não trata o erro e o cliente acha que enviou o formulário normalmente;
• O servidor web ou o servidor de envio de e-mails estão listados em blacklists de SPAM;

São muitas opções para que ocorram um problema na hora do envio, mas não precisa entrar em pânico.

Algumas boas práticas que ajudam

• Se você ainda recebe os formulários por e-mail, teste diariamente (ou periodicamente) o envio. Eu recomendaria todo dia;
• O seu web site deveria além de enviar o e-mail gravar o mesmo no banco de dados, e você poder consultar isso sempre que necessário, solicite isso a empresa que desenvolveu o mesmo;
• Utilize serviços de envio de SMTP profissionais e externos, isso é, diferentes do provedor de hospedagem. Estes serviços para pequenos volumes de envios normalmente são gratuitos. E se você migrar o site de servidor por exemplo, eles continuam funcionando assim que você fizer as configurações no seu domínio de envios;
• Você pode otimizar os formulários e colocar controles que realmente garantam que o e-mail foi enviado, avisando ao usuário sempre que ocorrer algum problema no envio;

Alternativas aos formulários

Se você tem alguns formulários distintos, deveria pensar em integrar os mesmos diretamente aos serviços de CRM, suporte e outros que utiliza, evitando simplesmente o tráfego dessas mensagens de e-mail desnecessariamente, ficaria muito mais confiável acompanhar.

Utilizar serviços como chat e outros sistemas de envios de mensagens pode ser interessante dependendo do seu público. Existem também alternativas como os Bots, que estão relativamente comuns no mercado.

Podem interagir com os usuários de imediato e posteriormente dirigir os mesmos aos canais mais adequados por exemplo.

O importante é ficar atento aos canais mais adequados ao seu público, e não deixar os problemas técnicos atrapalharem os seus esforços de vendas e de atendimento diferenciado.

Teste, e cobre de quem desenvolveu para ter alternativas.