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Você pode achar estranho a pergunta, mas você realmente tem certeza que está recebendo os formulários de contato, de vendas ou de qualquer outro tipo, oriundos do seu web site?
Só levantei este assunto pois é extremamente comum isso acontecer.
Muitas empresas (de todos os portes) e profissionais liberais deixam de faturar, de vender e de prestar um serviço diferenciando simplesmente porque negligenciam um importante canal de atendimento que é o web site.
É tão gritante o problema que comumente encontro casos que o controle era tão falho, que ninguém nem sabia a quanto tempo estava assim, “quebrado”, “sem funcionar”. Incrível que isso ainda aconteça.
São muitas opções para que ocorram um problema na hora do envio, mas não precisa entrar em pânico.
Se você tem alguns formulários distintos, deveria pensar em integrar os mesmos diretamente aos serviços de CRM, suporte e outros que utiliza, evitando simplesmente o tráfego dessas mensagens de e-mail desnecessariamente, ficaria muito mais confiável acompanhar.
Utilizar serviços como chat e outros sistemas de envios de mensagens pode ser interessante dependendo do seu público. Existem também alternativas como os Bots, que estão relativamente comuns no mercado.
Podem interagir com os usuários de imediato e posteriormente dirigir os mesmos aos canais mais adequados por exemplo.
O importante é ficar atento aos canais mais adequados ao seu público, e não deixar os problemas técnicos atrapalharem os seus esforços de vendas e de atendimento diferenciado.
Teste, e cobre de quem desenvolveu para ter alternativas.